Office management assistant

Avez vous déjà une expérience dans un cabinet d'avocats international de premier plan ?
Nous accompagnons actuellement un cabinet d’avocats international de premier plan, basé au Luxembourg, dans la recherche de son futur(e) Office Management Assistant.
Ce poste polyvalent est au cœur des opérations quotidiennes du cabinet, avec un large éventail de responsabilités allant de la gestion des services généraux à l’appui administratif.

Vos missions principles:

Gestion des services généraux & du bureau
  • Gérer les stocks de fournitures et les consommables alimentaires : suivi, commandes, réception.
  • Coordonner les prestataires liés aux infrastructures du cabinet (nettoyage, sécurité, maintenance technique, etc.).
  • Assurer l’entretien courant des équipements (machines à café, fontaines à eau, etc.) et remonter les incidents ou besoins de maintenance.
  • Organiser les déménagements internes et veiller à l’optimisation des espaces de travail.
  • Gérer les livraisons entrantes et sortantes de documents et colis.
  • Être l’interlocuteur des fournisseurs pour les services de restauration, déchets, courrier, etc.
Soutien administratif
  • Accueil téléphonique, gestion du courrier et de l’agenda.
  • Préparation et coordination logistique des réunions internes et externes.
  • Suivi administratif des contrats fournisseurs, contrôle des factures.
  • Renfort ponctuel à l’équipe de réception selon les besoins.
Coordination & communication interne
  • Être le point de contact des différents départements pour leurs besoins liés aux services généraux, notamment lors de l’organisation d’événements internes.

Profil recherché
  • Vous disposez d’un diplôme de niveau Bac +2 (type BTS, DUT) minimum.
  • Vous justifiez d’au moins deux ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement exigeant (cabinet d’avocats, fiduciaire, grande entreprise).
  • Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais (oral et écrit). La connaissance du luxembourgeois, de l’allemand ou du néerlandais est un atout.
  • Vous avez une excellente maîtrise des outils MS Office.
  • Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre orientation service.
  • Vous savez gérer les priorités, faire preuve d’autonomie tout en étant un véritable joueur d’équipe.
  • Diplomatie, discrétion, réactivité et polyvalence sont des qualités essentielles pour réussir à ce poste.
Ce que notre client propose
  • Un environnement de travail stimulant et bienveillant, au sein d’un cabinet reconnu pour son excellence.
  • Un poste clé dans le bon fonctionnement quotidien de la structure.
  • Une culture d’entreprise collaborative et dynamique.

#LI-DNI
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Summary

Job Type
Permanent
Industry
Juridique
Location
LUXEMBOURG
Specialism
RH Juridique Commercial et Marketing
Pay
Selon le profil
Ref:
1431283

Talk to a consultant

Talk to Clemence Bernhard, the specialist consultant managing this position, located in Luxembourg
Hays, 65 Avenue de la Gare

Telephone: +35226865450

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